Freelance vergi ve fatura: makbuz mu fatura mı, şahıs şirketi gerekir mi?

Freelance çalışmaya başlayanların en sık takıldığı konulardan biri vergi ve fatura: "Müşteriye ne keseceğim? Şahıs şirketi açmam gerekir mi? Ödemeyi nasıl belgelerim?" Bu yazı bu soruların çerçevesini çizer. Vergi mevzuatı ve oranlar zamanla değiştiği için güncel rakamları vermiyoruz; kararınızı bir mali müşavirle verin.

1. Makbuz mu, fatura mı?

Kişisel bilgi ve beceriye dayanan işler (yazılım, tasarım, çeviri, danışmanlık gibi) genellikle serbest meslek faaliyeti olarak değerlendirilir ve bu durumda serbest meslek makbuzu düzenlenir. Ticari faaliyet olarak yürütülen işlerde ise fatura düzenlenir. İşinizin hangi gruba girdiği her zaman açık değildir; bu nedenle baştan bir mali müşavire danışmak, sonradan düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır.

2. Şahıs şirketi gerekir mi?

Bu sorunun herkese uyan tek cevabı yok. Faaliyetin niteliği, gelirin düzeni ve müşteri tipi (örneğin kurumsal müşteriler genellikle belge ister) karar verirken önemlidir. Şahıs şirketi ile serbest meslek mükellefiyeti arasındaki farklar vergilendirme, bağlı olunan sigorta ve belge türü gibi konulara dokunur; bu yüzden "arkadaşım şöyle yaptı" yerine kendi durumunuza bakan bir uzmana danışın.

3. Ara sıra yapılan iş de beyan edilir mi?

Faaliyetin süreklilik gösterip göstermediği önemlidir; tek seferlik ve süreklilik göstermeyen kazançların kuralları, düzenli gelirinkinden farklı olabilir. Kendi durumunuzu değerlendirmek için mali müşavirinize ne zaman, kimden, ne kadar tahsilat yaptığınızı gösteren basit bir liste hazırlayın.

4. Yurt dışı müşteriyle çalışırken

Yurt dışındaki müşterilere verilen hizmette döviz tahsilatı, hizmet ihracatı ve KDV gibi konularda farklı kurallar uygulanabilir. Bu kurallar koşullara bağlı olduğundan, yurt dışı müşteriyle ilk işe başlamadan önce nasıl belge düzenleyeceğinizi mali müşavirinizle netleştirin.

5. Kayıt tutma: işinizi kolaylaştıran alışkanlıklar

• İş ve kişisel harcamalarınızı ayrı hesaplarda tutun.
• Her işin sözleşmesini, teklifini, yazışmalarını ve teslim kayıtlarını saklayın. Net bir teklif bu kaydın ilk parçasıdır.
• Aşamalı çalışıyorsanız her aşamanın tutarını ve ödeme tarihini not edin; aşamalı ödeme bu takibi kolaylaştırır.
• Fiyat belirlerken vergi ve sigorta yükünü baştan hesaba katın; ayrıntı için fiyatlandırma yazımıza bakın.
• Gelirinizin bir kısmını vergi ödemeleri için ayrı tutun.

6. Platformun rolü

Serbest İş bir buluşma platformudur: ilan, teklif ve mesajlaşma sunar; komisyon almaz ve ödemeler doğrudan proje sahibi ile uzman arasında yapılır. Bu nedenle platform sizin adınıza fatura kesmez ya da vergi ödemez; vergisel yükümlülükler taraflara aittir. Platform yeni olduğundan ilan sayısı henüz az; açık projelere göz atabilir, profilinizi uzmanlar arasında görünür kılabilirsiniz.

Mali müşavire sorulacaklar

• İşim serbest meslek mi, ticari faaliyet mi sayılır?
• Hangi belgeyi (makbuz ya da fatura) düzenlemem gerekir?
• Bana uygulanabilecek bir istisna ya da düzenleme var mı?
• Yurt dışı müşteriden döviz tahsilatını nasıl belgelemeliyim?
• Sigorta ve beyan takvimi benim için nasıl işler?

Sık sorulan sorular

Şahıs şirketi açmadan freelance çalışabilir miyim?

Bu, faaliyetinizin niteliğine ve gelirinizin düzenine bağlıdır ve bir vergi-mevzuat sorusudur. Doğru cevabı mali müşavir verir; bu yazı tavsiye değildir.

Serbest İş vergi keser mi ya da fatura düzenler mi?

Hayır. Ödemeler taraflar arasında doğrudan yapılır; belge ve vergi yükümlülükleri taraflara aittir.

Güncel oranları nereden öğrenirim?

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi duyurularından ve mali müşavirinizden. Oranlar değişebildiği için bu yazıda sabit rakam vermiyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi ya da hukuk danışmanlığı değildir.